نکات مهم بخشنامه جدید سازمان امور مالیاتی
سازمان امور مالیاتی بخشنامه‌ای صادر کرده که بر اساس آن:
خروجی دفاتر باید از نرم‌افزار حسابداری با فرمت مشخص تهیه شود.
فایل خروجی باید در قالب اکسل یا CSV بارگذاری گردد.
سامانه بارگذاری دفاتر با عنوان جدیدی به نام «سامانه دفاتر تجاری» فعال شده است.
مراحل گام‌به‌گام بارگذاری دفاتر در MyTax
- دانلود قالب اکسل
ورود به سامانه https://my.tax.gov.ir
انتخاب گزینه «سامانه دفاتر تجاری»
دانلود فایل اکسل «قالب دفاتر قانونی»
- آماده‌سازی فایل خروجی از نرم‌افزار حسابداری
استفاده از نرم‌افزار حسابداری
خروجی گرفتن اطلاعات بر اساس تاریخ و ساختار دقیق
- ویرایش اطلاعات در قالب اکسل
اعداد را به میلیون ریال تبدیل کنید (حذف ۶ صفر)
اعداد صفر را حذف کرده و سلول‌ها را خالی بگذارید
برای هر سطر فقط یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد
تنظیم صفحه به حالت Right to Left
ذخیره‌سازی فایل به فرمت .xlsx یا .csv در صورت بیش از 1000 رکورد
ساختار فایل اکسل مورد تأیید سازمان
| کد حساب کل |
باید منطبق بر سرفصل حسابداری باشد |
| عنوان حساب کل |
عنوان کامل مطابق با دفاتر |
| کد حساب معین |
از کدینگ استاندارد |
| عنوان حساب معین |
شرح دقیق حساب |
| کد حساب تفصیلی |
در صورت وجود |
| عنوان حساب تفصیلی |
در صورت وجود |
| گردش بدهکار |
به میلیون ریال ، فقط در صورت داشتن مبلغ |
| گردش بستانکار |
به میلیون ریال ، فقط در صورت داشتن مبلغ |
| تاریخ گردش |
با فرمت کامل YYYY/MM/DD |
نکات کلیدی هنگام بارگذاری فایل
فایل فقط باید یک شیت (Sheet) داشته باشد
ترتیب و عنوان ستون‌ها نباید تغییر کند
تاریخ‌ها با فرمت دقیق سال/ماه/روز وارد شود
استفاده از کد رهگیری پلمب دفاتر که از اداره ثبت دریافت شده
وارد کردن تاریخ آخرین رویداد، یک روز پس از بازه اطلاعاتی فایل
باگ‌ها و چالش‌های رایج
بسیاری از نرم افزارها فرمت دقیق مورد نظر سازمان را ارائه نمی‌دهند
مشکلات متعددی در تبدیل فایل به فرمت قابل قبول دیده شده است
استفاده نادرست از صفرها و تاریخ‌ها یکی از عوامل رد شدن فایل‌هاست
مهلت بارگذاری آزمایشی دفاتر
سازمان امور مالیاتی اعلام کرده بود که تا 17 اردیبهشت 1404 امکان بارگذاری آزمایشی وجود دارد. پس از این تاریخ، تمامی فایل‌های آزمایشی حذف شده و فقط فایل‌های نهایی و معتبر باید بارگذاری شوند.
جمع‌بندی: چگونه با موفقیت فایل دفاتر را ارسال کنیم؟
برای جلوگیری از خطا در بارگذاری دفاتر الکترونیکی:
حتماً قالب رسمی سازمان را دانلود و استفاده کنید
داده‌های خود را از نرم‌افزار به‌صورت دقیق استخراج و ویرایش کنید
فایل را قبل از ارسال با آموزش‌های تصویری یا راهنماهای تخصصی مطابقت دهید
در صورت مواجهه با خطا، ابتدا فایل را حذف، اصلاح و مجدد بارگذاری کنید
نتیجه‌گیری
در وضعیت فعلی (تا 17 اردیبهشت 1404)، استفاده از سامانه دفاتر تجاری آزمایشی و اختیاری است.
هیچ تکلیف یا جریمه‌ای برای عدم ارسال یا عدم موفقیت در بارگذاری در این بازه متوجه مؤدیان نیست.
اما با توجه به روند و صراحت اطلاعیه های سازمان ، به‌احتمال زیاد در ادامه سال ۱۴۰۴، الزام قانونی رسمی از طریق بخشنامه اجرایی صادر خواهد شد.