1. معرفی دفاتر قانونی:
بر اساس قوانین تجارت، همه شرکت‌ها موظف به ثبت اطلاعات خود در قالب دفاتر قانونی هستند. این دفاتر از طریق سامانه اسناد و املاک دریافت می‌شوند و جایگزین خرید دفاتر توسط شرکت ها شده‌اند. سامانه ملی ثبت اسناد و املاک به آدرس (https://amlak.mrud.ir) توسط دولت راه‌اندازی شده است تا مودیان بتوانند به صورت آنلاین دفاتر خود را درخواست کرده و پس از پرداخت هزینه‌های مربوطه، آنها را از طریق اداره پست دریافت کنند.
2. دلیل پلمپ دفاتر:
دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده ارائه می‌شوند تا اطلاعات مالی حساس شرکت‌ها مورد حفاظت قرار گیرد. این پلمپ شامل شماره و نام شرکت است و با مهر رسمی بر آنها زده می‌شود. این اقدام به منظور جلوگیری از تغییرات غیرمجاز و حفظ صحت اطلاعات مالی انجام می‌شود.
3. انواع دفاتر قانونی:
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، دو نوع اصلی از دفاتر قانونی وجود دارد:
– دفتر روزنامه: در این دفتر، تمامی تراکنش‌ها مانند خرید و فروش، حواله، چک و سایر وقایع مالی به دقت ثبت می‌شوند.
– دفتر کل: این دفتر شامل ثبت جداگانه و دقیق حساب‌های مختلف شرکت است که بعد از طبقه‌بندی صورت می‌گیرد. دفتر کل اهمیت بسیاری در ارائه گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل مالی دارد.
4. مشاغلی که نیاز به دفاتر قانونی دارند:
بر اساس ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، مشاغل مختلفی نیاز به دفاتر قانونی دارند. برخی از این مشاغل شامل:
– کارخانجات و واحدهای تولیدی با مجوز بهره برداری از معادن
– صاحبان کارت بازرگانی برای واردات یا صادرات
– صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر
– صاحبان صرافی‌ها
– دارندگان زایشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های تخصصی
– صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز
بررسی اهمیت تدوین و نگهداری دقیق دفاتر قانونی
طبق ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده ، تمامی شرکت‌ها موظف به نگهداری اسناد و مدارک مالی تا ۱۰ سال می‌باشند. دفاتر قانونی این شرکت‌ها، به عنوان روشی کارآمد و بدون مشکل برای نگهداری و بایگانی این اسناد، تلقی می‌شوند. در این دفاتر، اطلاعات ثبت شده هیچگاه از بین نمی‌روند و تغییری در آنها اعمال نمی‌شود.
به علاوه، ثبت و نگهداری این دفاتر نه تنها برای ارگان های مالیاتی اهمیت دارد، بلکه برای صاحبان شرکت ها نیز مزایای قابل توجهی دارد. این اطلاعات مالی به صورت دقیق در دفاتر قانونی ثبت شده و بر اساس مقررات قانونی نگهداری می‌شوند.
نکات مهم در نگهداری دفاتر قانونی:
1.ثبت دقیق و ترتیبی:
حسابداران مسئول تحریر دفاتر قانونی هستند. آنها باید تمامی رویدادهای مالی روزانه را با دقت و بر اساس استانداردهای مشخص شده، به ترتیب زمانی ثبت کنند.
2.استفاده از نرم‌افزارهای معتبر:
حسابداران و مودیان برای ثبت رویدادهای مالی باید از نرم‌افزارهای قابل قبول استفاده کنند. این نرم‌افزارها باید مطابق با ویژگی‌ها و معیارهای اعلامی سازمان‌های مربوطه باشند.
3.استفاده از دفاتر سال های قبل:
در صورت استفاده از دفاتر دستی، از دفاتر سال‌های قبل به عنوان مرجع استفاده شود. این کار به جلوگیری از اشتباهات و تضمین صحت اطلاعات کمک می‌کند.
4.اصلاح اشتباهات رایج:
اشتباهات مانند شماره‌گذاری نادرست صفحات یا اشتباهات تایپی باید در ابتداحین کار اصلاح شوند. این اقدامات با تأیید مراجع ذی‌صلاح، به اعتبار دفاتر قانونی ضربه نمی‌زنند.
5.استفاده از زبان فارسی و پول ملی:
تمامی اطلاعات در دفاتر باید بر اساس زبان فارسی و پول رسمی کشور تدوین شود.
6.ممنوعیت استفاده از مواد قابل محو:
استفاده از موادی که به سادگی محو می‌شوند، در تحریر دفاتر قانونی ممنوع است.
7.تکمیل و بسته بندی:
انجام ثبت و تکمیل اطلاعات در دفاتر به همراه بسته‌بندی آنها با خط مورب انجام شود.
8.اهمیت استراحت:
حسابداران باید در حین تحریر دفاتر، ویژه در مواقع استراحت باشند تا خطاهای احتمالی کاهش یابد.
9.استفاده از ابزارهای حرفه‌ای:
از خودکارهای حرفه‌ای و مطابق با استانداردهای معتبر برای تحریر دفاتر استفاده شود.
10.ارائه دفاتر به مراجع:
کلیه مودیان ملزم به نگهداری و ارائه دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی هستند.
با رعایت این نکات، تدوین دقیق و نگهداری صحیح از دفاتر قانونی به شرکت ها کمک می‌کند تا از تعهدات مالیاتی خود به درستی اطلاع یابند و از هرگونه ایراد و اشتباه در این زمینه جلوگیری نمایند.