اموال همان دارایی های ثابت یک شرکت یا مجموعه میباشد که میتواند تجهیزات و ابزارهای کار در شرکت، انبار، محل کار باشد که از آن استفاده میشود، این ابزار یا تجهیزات میتواند شامل موارد نامشهود و فیزیکی باشد که امکان ذخیره و کنترل را دارد و علاوه بر ارزشمند بودنشان ، تولید ارزش هم میکنند.
در ادامه با مزایای اموال گردانی آشنا شوید؟
اموال گردانی برای تمام کسب و کارها کاربردی است و شرکت ها دارای اموالی هستند که باید در نگهداری آنها دقت کرد، شما با اموال گردانی کنترل کاملی بر اموال شرکت خواهید داشت، این کار باعث میشود تا از سرمایه گذاری بازدهی بیشتری دریافت کنید، نگهداری درست اموال باعث خواهد شد تا از خرید تجهیزات غیر ضروری خودداری کنید.
- جمع‌آوری اطلاعات با جزئیات کامل در کمترین زمان
- افزایش دقت در اطلاعات جمع آوری شده
- امکان گزارش‌گیری با تمام جزئیات
- امکان شمارش اموال بدون اشتباه
- امکان ردیابی دقیق و بدون خطای هر یک از اموال
- اطلاع دقیق از مغایرت‌های اموال
- جلوگیری از اتلاف وقت برای جستجو و ردیابی اموال مفقودی
- بهینه‌سازی حفاظت از اموال و دارایی‌های ثابت شرکت
- کاهش هزینه نگهداری اموال
- ایجاد مسئولیت و الزام مسئولین به پاسخگویی در مورد دارایی‌ها
- امکان تخصیص در سطح دارایی برای بالاترین بازده
دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن
در این روش دستورالعمل ها به شیوه جدید با سیستم های هوشمند جمع آوری میشوند، شاید مراحل انجام این مرحله سرعت و راحتی روش الکترونیک را ندارد اما در هر دو روش باید فرایندهای زیر را انجام داد.
1- صورت برداری اموال
در این مرحله شما باید صورت تمام اموال و دارایی ها را جمع آوری کنید، این اطلاعات را در نرم افزار حسابداری و اموال گردانی ثبت میکنید، اطلاعات مورد نیاز برای این کار شامل موارد زیر هستند.
- نام کالا
- مشخصات کالا
- تعداد کالا
- محل قرارگیری
- شرایط نگهداری
- تاریخ خرید
- میزان ارزش
- مسئول مال
- آخرین تعمیرات
- وضعیت فعلی (مثلاً سالم یا غیر سالم )
مهم: اموالی که در انبار موجود هستند مسلما اموال موقتی هستند که با اموال گردانی موجودی آنها ردیابی خواهد شد، در این کار باید دقت کنید که اموالی که قبلا ثبت شده اند دوباره ثبت نشوند، سپس در مرحله بعد محل استقرار و مسئول تحویل گیرنده را مشخص کنید، در مرحله بعد مرکز هزینه اموال را مشخص کنید.
2-تعیین کدینگ دارایی
در این روش به هر طبقه و واحد کد یا شماره اختصاصی داده میشود ، کد هر کالا نیز مختص آن کالا میباشد ، این کدها در سیستم ثبت خواهند شد، کدها به تریتیب زیر هستند.
| کد مال |
کد واحد |
کد طبقه |
کد ساختمان |
| 201 |
2 |
11 |
1 |
در یک اکسل می‌توانید اطلاعات را جمع‌آوری کنید:
ردیف – کد قطعه – نام دارایی – کد طبقه – طبقه – کد محل – محل استقرار – وضعیت – کدینگ دارایی – شماره پلاک یا برچسب اموال – توضیحات
3-برچسب یا پلاک‌کوبی اموال
هدف از پلاک کوبی ردیبای و نگهداری اموال از خطا و سوء استفاده میباشد، شما باید برای هر کدام از اموال به توجه به نوع آن کد تعریف شده را ثبت کنید و برچسب شماره ثبت شده را بر روی اموال بچسبانید، قبل از آن که پلاک کوبی اموال را انجام دهید باید هر کدام از شماره ها به تایید مدیران مربوطه برسد، کد برچسب اموال در سیستم باید روبروی کد اموال قرار گیرد.
4-صورت برداری الکترونیکی
مغایرت‌گیری، مشاهده سوابق و صورت برداری با اسکن بارکد اموال امکان پذیر است. این کار با هزینه‌ای کمتر انجام میشود.
5- پالایش اطلاعات صورت برداری
در این مرحله کدهای ثبت شده در نرم افزار حسابداری را تفکیک میکنند، در مرحله بعد اسناد حسابداری اموال و دارایی ثابت نیز صادر میشود، سپس طبق ماده 149 اموال را گروه بندی کرده و زمان استهلاک هر گروه را محاسبه کنید، با در نظر گرفتن مرکز هزینه هر مال، اطلاعات گردآوری شده را با گردش فعلی دفاتر مالی تطبیق دهید. در صورت مغایرت، در لیست اموال بر طبق اطلاعات واحد مالی و یا در دفاتر مالی اصلاحات موردنیاز را صورت دهید. در پایان، تمامی اطلاعات را در نرم افزار، کانورت و ثبت کنید.
چند توصیه در ارتباط با اموال گردانی
یکی از رازهای موفقیت هر کسب و کار یا سازمانی، مدیریت دارایی یا اموال گردانی به شکل صحیح آن است.
یک بار اموال گردانی در زمان انبارگردانی ضروری است. به این‌ترتیب مشکلات انبارگردانی و حسابداری اموال مشخص میشود. مثلاً ممکن است برای یکی از تجهیزات پلاک ثبت نشده باشد.
اگر قبلاً به اموال و دارایی کد زده‌اید، اطلاعات آن را می‌توان به سیستم جدید بارکد متصل کرد.
برای انتخاب سیستم اموال گردانی ابتدا لازم است میزان اهمیت اموال را مشخص کنید.
بررسی:
در نتیجه می‌توان گفت که اموال‌گردانی یک فرآیند کلیدی برای حفظ، مدیریت و کنترل دقیق دارایی‌های ثابت یک سازمان است. با اجرای درست اموال‌گردانی، نه تنها از زیان‌های ناشی از گم‌شدن، استهلاک یا سوء‌استفاده از اموال جلوگیری میشود، بلکه به سازمان امکان می‌دهد با گزارش‌های دقیق، تصمیم‌های مالی بهتری بگیرد. این فرآیند، پایه‌ای برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های نگهداری و افزایش شفافیت مالی در سازمان‌هاست. اموال‌گردانی مدرن، با استفاده از فناوری‌هایی مانند بارکد، نرم‌افزار و اکسل، دقت و سرعت این فرآیند را به شدت افزایش داده است.