دوایر چیست؟
در کسب و کار و حسابداری، دوایر به بخش‌های مختلف یک مجموعه تجاری اطلاق می‌شود که هرکدام وظایف مشخصی را بر عهده دارند. این بخش‌ها می‌توانند در یک مکان واحد مستقر باشند و هرکدام مسئولیت فروش یا مدیریت نوع خاصی از کالاها یا خدمات را داشته باشند. نمونه‌های متداول دوایر شامل هایپرمارکت‌ها، فروشگاه‌های زنجیره‌ای و مراکز تجاری بزرگ هستند که در آن‌ها محصولات مختلف در بخش‌های مجزا به فروش می‌رسند.
انواع دوایر
دوایر در حسابداری به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
دوایر عملیاتی (تولیدی): شامل بخش‌هایی که مستقیماً در فرآیند تولید کالا فعالیت دارند. این دوایر مسئول تولید محصولات، کنترل تولید و بررسی مراحل تولیدی هستند. برای مثال، در یک کارخانه تولید مواد غذایی، واحدهای تولید، بسته‌بندی و آزمایشگاه‌های کنترل کیفیت جزو دوایر عملیاتی محسوب می‌شوند.
دوایر خدماتی: این دوایر مسئول ارائه خدمات و توزیع کالا هستند و ارتباط مستقیمی با تولید ندارند. مانند بخش‌های حمل‌ونقل، پشتیبانی فنی و خدمات مشتریان که عملکرد کلی مجموعه را پشتیبانی می‌کنند.
دوایر کنترل کیفیت: وظیفه بررسی کیفیت کالاها و خدمات ارائه‌شده را بر عهده دارند. این بخش‌ها مسئولیت دارند که استانداردهای کیفی را رعایت کرده و از تولید محصولات یا ارائه خدمات معیوب جلوگیری کنند.
هزینه‌های دوایر
هزینه‌های مرتبط با دوایر به دو نوع تقسیم می‌شوند:
هزینه‌های مستقیم: هزینه‌هایی که به‌صورت مجزا برای هر دایره محاسبه و پرداخت می‌شوند. این هزینه‌ها معمولاً شامل مواد اولیه، حقوق کارکنان و هزینه‌های نگهداری تجهیزات هستند.
هزینه‌های غیرمستقیم: هزینه‌هایی که به‌صورت کلی به مجموعه اختصاص داده می‌شوند و هر دایره سهم مشخصی از آن را پرداخت می‌کند. مانند هزینه‌های اداری، اجاره مکان و هزینه‌های برق و آب که میان بخش‌های مختلف تقسیم می‌شوند.
شعب چیست؟
شعب به واحدهای تجاری یا خدماتی گفته می‌شود که تحت مدیریت یک مرکز اصلی فعالیت می‌کنند اما ازلحاظ جغرافیایی از آن جدا هستند. شعب معمولاً در شهرها یا کشورهای مختلف تأسیس می‌شوند و طبق دستورالعمل‌های مرکز اصلی اداره می‌شوند. هر شعبه دارای عملکرد مشخصی است و در برخی موارد می‌تواند سیاست‌های خاص خود را در چارچوب قوانین شرکت مادر اجرا کند.
انواع شعب
شعب مستقل: این نوع شعب دارای اختیارات بیشتری بوده و می‌توانند برخی تغییرات در فرآیندهای خود ایجاد کنند. آن‌ها می‌توانند برخی از تصمیمات مالی و عملیاتی را بدون نیاز به تأیید مرکز اصلی اتخاذ کنند. برای مثال، یک فروشگاه زنجیره‌ای که امکان تغییر در نحوه ارائه تخفیف‌ها و قیمت‌گذاری دارد، یک شعبه مستقل محسوب می‌شود.
شعب وابسته: این شعب کاملاً تحت نظارت و کنترل مرکز اصلی فعالیت می‌کنند و استقلال مالی ندارند. کلیه فعالیت‌ها و گزارش‌های مالی آن‌ها باید به دفتر مرکزی ارسال شود. این شعب معمولاً مجاز به تصمیم‌گیری‌های کلان نیستند و باید طبق دستورالعمل‌های مشخص‌شده عمل کنند.
شعب خارجی: این شعب در خارج از کشور تأسیس شده و تحت قوانین بین‌المللی فعالیت دارند. این نوع شعب معمولاً در کشورهای مختلف برای توسعه بازار و گسترش تجارت ایجاد می‌شوند. به عنوان مثال، یک بانک داخلی که در کشورهای همسایه شعبه دارد، نمونه‌ای از یک شعبه خارجی است.
حسابداری شعب و روش‌های ثبت اسناد
برای ثبت اسناد مالی شعب، روش‌های مختلفی وجود دارد که بسته به نوع فعالیت انتخاب می‌شوند:
سیستم صورت درآمد: در این روش، درآمد حاصل از فروش هر شعبه به‌صورت جداگانه ثبت و محاسبه می‌شود.
سیستم رهگیری بدهکار: در این روش، حساب‌های بدهکاری هر شعبه به‌صورت مستقل ثبت و پیگیری می‌شوند.
سیستم حساب‌های نهایی: شامل ثبت تمام تراکنش‌های مالی شعبه و تهیه گزارش‌های مالی نهایی است.
سیستم سهام و بدهکار: در این روش، مدیریت موجودی کالاها و بدهی‌های شعبه بررسی می‌شود.
بگذارید حسابداری شعب را با یک مثال بررسی کنیم.
مؤسسه X شهر تهران در شهر رشت شعبه‌ای غیرمستقل دارد که فعالیت‌های شعبه غیرمستقل به‌صورت زیر است:
| فروش روزانه در تاریخ ۲۶ تیرماه |
5,000,000 ریال |
| کالای برگشتی به شعبه در همان تاریخ |
900,000 ریال |
| فروش نسیه در تاریخ ۲۶ تیرماه |
10,000,000 ریال |
عملیات فوق به شکل زیر ثبت می‌شوند:
| تاریخ |
شرح |
بدهکار |
بستانکار |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ |
موجودی نقد موجودی کالا |
5,000,000 |
5,000,000 |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ |
موجودی کالا موجودی نقد |
900,000 |
900,000 |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ |
حساب دریافتنی موجودی کالا |
10,000,000 |
10,000,000 |
روش‌های ارسال کالا به شعب
روش‌های متداول برای ارسال کالا به شعب عبارت‌اند از:
روش قیمت تمام‌شده: هزینه کالا بر اساس قیمت خرید محاسبه می‌شود. این روش معمولاً برای شعبی استفاده می‌شود که امکان تعیین قیمت فروش نهایی را ندارند.
روش قیمت تمام‌شده + سود درصدی: درصدی از سود تخمینی به قیمت تمام‌شده اضافه می‌شود تا قیمت نهایی مشخص شود. این روش به شعب اجازه می‌دهد تا سود مورد انتظار را مدیریت کنند.
روش قیمت فروش: قیمت نهایی فروش از پیش تعیین شده است و هزینه‌های تمام‌شده کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. این روش بیشتر در بازارهای انحصاری یا صنایعی که تغییر قیمت زیادی ندارند، استفاده می‌شود.
استانداردها و کدینگ حسابداری شعب
در حسابداری شعب از استانداردهای حسابداری ایران مانند استاندارد شماره ۴ و ۸ استفاده می‌شود. این استانداردها تعیین‌کننده نحوه گزارشگری مالی و روش‌های ثبت حسابداری هستند. رعایت استانداردهای حسابداری باعث شفافیت مالی و امکان مقایسه عملکرد شعب مختلف می‌شود.
کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری، سیستمی است که در آن حساب‌ها به صورت درختی و سلسله مراتبی دسته‌بندی می‌شوند. در این سیستم:
هر گروه حسابی دارای کد مشخص است.
تراکنش‌های مالی به صورت منظم و قابل پیگیری ثبت می‌شوند.
امکان ارائه گزارش‌های دقیق مالی فراهم می‌شود.
ثبت و نگهداری مدارک مالی
فرآیند ثبت و نگهداری اسناد در شعب می‌تواند به صورت متمرکز (از طریق مرکز اصلی) یا غیرمتمرکز (به صورت مستقل در هر شعبه) انجام شود. در روش غیرمتمرکز، گزارش‌های مالی باید در پایان هر دوره به مرکز اصلی ارسال شوند. در روش متمرکز، تمامی اطلاعات مالی به طور مستقیم در سیستم‌های دفتر مرکزی ثبت و کنترل می‌شوند.
با رعایت اصول استاندارد حسابداری، می‌توان فرآیندهای مالی شعب را شفاف و دقیق مدیریت کرد که این امر به بهبود عملکرد مالی سازمان کمک می‌کند.