سامانه چکنو چیست؟
سامانه چکنو، یک پلتفرم آنلاین است که توسط بانک صادرات ایران ارایه شده است تا فرآیند صدور، انتقال و نقد کردن چک‌ها را به صورت دیجیتال و غیرحضوری ممکن سازد، به عبارت دیگر، چک دیگر صرفاً یک برگ کاغذی نیست، بلکه فرم دیجیتالی دارد که از طریق همراه بانک و امضای الکترونیکی مدیریت می‌شود.
چک دیجیتال دقیقاً چیست؟ این نوع چک از نظر حقوقی مثل چک کاغذی است، با این تفاوت که به وسیله امضای الکترونیکی صادر می‌شود، امکان جعل یا تغییر آن به مراتب کمتر است و برای صدور یا انتقال، نیازی به مراجعه حضوری به شعبه نیست.
برای شما که حسابدار هستید یا مدیر مالی، این یعنی: کمتر وقت صرف برای رفت و آمد بانکی، اطلاع بهتر از وضعیت دسته چک‌ها، و امنیت بیشتر در تراکنش‌های چکی.
چرا برای شما مهم است؟
چند دلیل اصلی وجود دارد که سامانه چکنو اهمیت دارد:
کاهش ریسک و هزینه‌ها
چک کاغذی همواره ممکن است دچار جعل، مفقودی یا تأخیر شود. با چک دیجیتال، امکان تغییر یا انکار کاهش می‌یابد، سرعت و دسترسی آنلاین صدور، انتقال و مشاهده دسته چک‌ها می‌تواند بدون مراجعه حضوری، از طریق همراه بانک انجام شود.
شفافیت برای حسابداری
شما به عنوان حسابدار می‌توانید روندها را راحت‌تر بررسی کنید، گزارش‌گیری داشته باشید، وضعیت دسته چک و برگ‌های صادره را پیگیری نمایید.
هماهنگی با تحول دیجیتال بانکی
بانک‌ها و سیستم‌های مالی در ایران به سمت دیجیتالی شدن حرکت کرده‌اند و سامانه‌هایی مانند چکنو، بخشی از این تحول هستند.
پیش‌نیازهای استفاده
قبل از اینکه بتوانید با سامانه چکنو کار کنید، باید چند پیش‌نیاز را فراهم نمایید:
- عضویت یا فعال بودن همراه بانک بانک صادرات.
- نصب و فعال‌سازی امضای الکترونیکی (مثلاً از طریق اپلیکیشن هامون).
- داشتن حساب جاری با امکان صدور دسته چک در بانک صادرات.
وقتی این‌ها آماده باشند، می‌توانید وارد سامانه چکنو شوید و خدمات صدور و انتقال چک دیجیتال را آغاز کنید.
فعال‌سازی سامانه چکنو
فعال‌سازی، اولین قدم کلیدی برای استفاده از سامانه است. مراحل به صورت زیر است:
- وارد اپلیکیشن همراه بانک شوید و منوی ( چکنو ) را انتخاب کنید.
- سپس امضای الکترونیکی خود را در اپلیکیشن هامون تأیید نمایید (بانک از شما می‌خواهد که هویت و امضا دیجیتال را احراز نمایید).
- پس از تأیید، رسید فعال سازی نمایش داده می‌شود و از آن پس شما به خدمات چک دیجیتال دسترسی خواهید داشت.
نکته حسابداری: پس از فعال سازی، بهتر است یک سند داخلی برای فعال سازی سامانه داشته باشید (برای مثال: هزینه فعال سازی = ۰ ریال یا …). همچنین، چنانچه کد یا بخشنامه‌ای از بانک دارید، در بایگانی حسابداری ذخیره نمایید.
درخواست صدور دسته چک دیجیتال
پس از فعال‌سازی، گام بعدی «درخواست صدور دسته چک دیجیتال» است:
- از داخل همراه بانک، حساب جاری مورد نظر را انتخاب کنید.
- تعداد برگ‌های دسته چک را مشخص نمایید.
- درخواست را ارسال کنید؛ کد یک‌بار مصرف به شماره موبایل شما ارسال می‌شود و پس از وارد کردن آن، درخواست برای بررسی ارسال می‌گردد.
- بانک پس از بررسی‌ها دسته چک دیجیتال را صادر می‌کند.
در بخش (دریافت اطلاعات دسته چک) می‌توانید وضعیت دسته چک را ببینید.
برای شما به عنوان حسابدار: توصیه می‌شود شماره درخواست و تاریخ آن را ثبت نمایید، تا در سیستم داخلی شرکت نیز مرجع داشته باشید. همچنین، در دفتر حسابداری یا نرم‌افزار مالی خود، عملیات صدور دسته چک را با کد درخواست مربوطه ثبت کنید.
صدور چک دیجیتال
وقتی دسته چک صادر شده، می‌توانید یکی از برگ‌های آن را به عنوان چک دیجیتال صادر نمایید:
مراحل به شرح زیر هستند:
- وارد بخش دریافت اطلاعات دسته چک شوید.
- یکی از برگ‌های سفید صادر نشده را انتخاب کنید.
- اطلاعات برند گیرنده مثل کد ملی، مبلغ، تاریخ سررسید، شرح (برای چه کاری صادر شده) را وارد نمایید.
- سپس باید وارد اپلیکیشن هامون شده و امضای دیجیتال را تأیید کنید.
- به همراه بانک بازگردید؛ در کارتابل تراکنش‌ها، جزئیات چک صادر شده را مشاهده خواهید کرد.
نکته برای حسابداری: وقتی چک صادر شد، از نظر سیستم مالی شرکت شما یک تعهد ایجاد کرده‌اید تا در سررسید پرداخت شود. بنابراین در نرم‌افزار حسابداری یا در اسناد مالی، این تعهد را ثبت و طبقه‌بندی نمایید. همچنین وضعیت «منتظر وصول» یا «در جریان» را برای پیگیری بعدی در نظر بگیرید.
انتقال چک دیجیتال
یکی از قابلیت‌های مهم سامانه چکنو، امکان انتقال چک به شخص ثالث است، بدون نیاز به کاغذ:
مراحل به شرح زیر:
- در همراه بانک به بخش ( مشاهده چک‌های دریافتی ) بروید.
- گزینه ( انتقال ) را برای چکی که قصد انتقال دارید انتخاب کنید.
- کد ملی فرد گیرنده را وارد نمایید.
- سپس با اپلیکیشن هامون امضای دیجیتال خود را تأیید کنید.
- به همراه بانک بازگردید؛ در کارتابل تراکنش‌ها نتیجه انتقال را مشاهده خواهید کرد. پس از انتقال، آن چک دیگر در کارتابل شما نیست.
برای شما حسابدار: حتماً ثبت‌های لازم را در دفتر مالی شرکت انجام دهید: مثلاً ( واگذاری حق دریافت چک ) به طرف ب، یا ( انتقال بدهی به طرف جدید ) بسته به قرارداد. همچنین توجه نمایید که انتقال چک ممکن است تبعات مالیاتی یا ارزیابی ریسک شرکت را داشته باشد؛ پس وضعیت را در گزارش‌های داخلی توضیح دهید.
نکاتی برای استفاده بهتر
- همیشه وضعیت چک‌ها را در کارتابل سامانه بررسی کنید؛ آیا سررسید گذشته؟ آیا انتقال انجام شده؟
- در نرم‌افزار حسابداری خود برای هر برگ چک، شماره و اطلاعات آن را وارد نمایید، حتی اگر دیجیتال باشد.
- مطمئن شوید که ثبت امضای الکترونیکی به درستی فعال شده و معتبر است، چون فقدان آن می‌تواند باعث رد عملیات شود.
- قبل از انتقال یا صدور، مطمئن شوید طرف گیرنده یا انتقال گیرنده قابل اعتماد است؛ چون اگر چک وصول نشود، شرکت شما ممکن است مسئول شود.
- در قراردادها و اسناد شرکتی، درج کنید که ( چک دیجیتال صادر شده از طریق سامانه چکنو ) و به امضای الکترونیک تأیید شده است، تا از نظر حقوقی شفاف باشد.
جمع‌بندی
سامانه چکنو بانک صادرات ایران، گامی مهم در تحول دیجیتال چک در سیستم بانکی کشور است. برای شما که در حوزه حسابداری یا مدیریت مالی فعالیت می‌کنید، این سامانه می‌تواند مسیر را برای صدور، انتقال و مدیریت چک‌ها ساده‌تر، امن‌تر و سریع‌تر کند. از فعال سازی اولیه شروع کنید، سپس دسته چک دیجیتال درخواست دهید، چک صادر کنید و در صورت نیاز آن را منتقل نمایید. تمامی این فرآیندها از طریق همراه بانک و امضای الکترونیکی انجام می‌شوند و نیاز به مراجعه حضوری به شعبه ندارند.